منهاج يقود التغيير عبر حوكمة مبتكرة

«منهاج» يقود التغيير عبر حوكمة مبتكرة

تسعى المنظومات إلى تحقيق أهدافها وتحصيل منجزات أعمالها، عن طريق خلق البيئة المناسبة وتعزيز الوعي، وتحسين التعلم، وتشجيع القدرة على التكيف، وفهم سياق العمل في المنظومة، بعد مراجعة الدروس المستفادة، ورصد التحديات والاهتمامات في مجال العمل، وفي ظل التسارع الذي نعيشه في هذه المرحلة، والتطورات والتغييرات والدعم الكبير الذي تقدمه حكومة المملكة العربية السعودية لخدمة ضيوف الرحمن من أنحاء العالم كافة، مما يستوجب المواكبة السريعة للأهداف المتعددة ورفع مستوى الشفافية والرقابة وإدارة التوقعات، بالإضافة إلى فتح التنافسية وكسب ثقة المنظومة والجهات التنظيمية والتشغيلية.

تعمل وزارة الحج والعمرة عملاً دؤوباً على تعزيز استراتيجياتها وسياساتها، وتطوير الإجراءات والعمليات، وتنفيذ ذلك ومراقبته باستمرار ضمن قطاعاتها المتنوعة والطموحة، وخلق بيئة تواصل فعالة داخلياً وخارجياً، وتطوير إدارة فرق العمل ومتابعة أدائهم، وقيادة التغيير والتحول التقني الكبير في الأعمال والتخطيط المالي، وفي إدارة الموارد بالوجه الأمثل، وذلك من خلال نقل الآراء والمرئيات بين المستويات الإدارية المتعددة، وتعزيز الإدارة التكيفية والتدريب المستمر، مما يعزز دورها ومكانتها في إدارة سياق العمل، والقدرة على اتخاذ القرارات، والتنبؤ والتعايش مع المتغيرات كافة، وبما يعزز الشعور بالمنافع ومخرجات الأعمال، ومدى تحقيق الجهود المبذولة لأهداف المنظومة.

وإيماناً بأهمية زيادة مستوى نضج إدارة استمرارية الأعمال في قطاعات وزارة الحج والعمرة المختلفة، وبما يدعم موثوقية الحوكمة والامتثال، ويؤدي إلى المحافظة على استدامة تطوير الأعمال، وتعزيز أسس رقمية قوية ومتينة، يعمل «منهاج» بصفته نموذج عمل وخطة تشمل كل المعالم الرئيسية والمهام التنفيذية، بهدف دعم أصحاب الصلاحية ومساندتهم (من مديري المحافظ والمسارات في الوزارة والجهات الشقيقة ضمن منظومة الحج الوطنية، وممثلي الحجاج في مكاتب شؤون الحج والشركات، بالإضافة إلى شركات تقديم الخدمة) على تأدية أعمالهم وفق مستهدفات مدروسة، وتوفير معلومات تدعم صناعة اتخاذ القرار في منظومة الحج، وإدارة كل القطاعات المعنية بمستوى عالٍ من الجودة والسرعة في الأداء، وليكون نواة لرفع مستوى التنسيق وإدارة أعمال الحج وحوكمة العمل.

 ويعد «منهاج» نموذج عمل ديناميكياً شاملاً في بيئة حج متجددة، يضمن التكامل والتواصل لكل الأطراف من ذوي العلاقة في كل المحاور (التنظيمية والتشغيلية)، وفقاً للمهام والأعمال في منظومة الحج، والتي تمر بسبع مراحل رئيسية محددة ضمن رحلة الحج، تشمل ما يقرب من 24 ألف مهمة تنفيذية بهيكلية منظمة وبلوحات معلومات تسهل المتابعة والقراءة لأداء المهام، وذلك بهدف متابعة الأنشطة والأداء، وتقديم الدعم، وإدارة المخاطر، ورصد المنجزات ضمن نموذج العمل والنهج المتبع، لضمان سير أعمال الموسم على الوجه الأمثل، كما تحدد الأدوار المرتبطة بالجهات العاملة في المنظومة وتربط بأسلوب احترافي، وباعتمادية واضحة، وبتكامل يعكس التناغم الدقيق ضمن مظلة موحدة، هدفها خدمة الحاج بكل شرف وأمانة ومسؤولية، ويشمل ذلك تنظيم مهام العمل المرتبطة بتهيئة المنظمين من مكاتب شؤون الحج، لترتيب قدوم الحجاج والاستعدادات المسبقة، ومتابعة امتثالهم لمتطلبات الحج مبكراً، وبما يضمن تيسير قدوم حجاجهم، وإنهاء إجراءاتهم المختلفة بالوجه المطلوب ووفق ما يتفق عليه، وصولاً للدور الهام الذي تقوم به شركات تقديم الخدمة في خدمتها للحاج مباشرة، وبمتابعة حثيثة من قطاعات الوزارة من خلال المعالم والمهام والمتطلبات الرئيسية، التي تعمل شركات تقديم الخدمة على توفيرها، وبدعم لا محدود من الوزارة لهذه الشركات، من خلال توفير الحلول اللازمة، ومناقشة الدروس المستفادة، وتقديم التجارب المختلفة وفتح المجال للإبداع والابتكار في الطرح، بعد التركيز على التحديات لمدة كافية، وفهمها واستيعابها ووضع الحلول التخفيفية لها.

كما يتسم «منهاج» بأنه نموذج مرن، يعزز من أسلوب التدريب للقيادة والتطوير الشخصي والنمو المهني على المدى الطويل، ويساعد على تحسين أداء الفريق، وبناء بيئة داعمة وممكنة، من خلال المشاركة والتحفيز، وخلق ثقافة التعاون والتواصل، وإبداء الآراء البناءة، والوضوح في اكتساب الفهم المطلوب لخدمة المنظومة، وتوفير هيكل منظم يمكن اتباعه للحفاظ على الاتساق.

ويهدف منهاج إلى:

·      تطبيق استراتيجية عمل شاملة، تعتمد على منهجيات عالمية، ومعايير إدارة المشروعات الاحترافية.

·      بناء خطط تشمل المعالم الرئيسية والمهام التنفيذية، لمتابعة كل أعمال الحج، وتعتمد على مبادئ (الحوكمة، الشفافية، المساءلة).

·      المتابعة الدورية وقياس أداء المهام على أسس تشغيلية ومعايير محددة قابلة للقياس الكمي والإحصائي.

·      نشر الوعي وعمليات نقل المعرفة بين ضباط الاتصال ومديري مشروعات المسارات، وزيادة الترابط في الأعمال المشتركة، وإخراجها بالشكل المستهدف.

·      نشر الوعي بما يتناسب مع عمليات المتابعة والإشراف والقياس لأعمال الحج والتطور الدائم وفق المتغيرات خلال موسم الحج.

·      دعم صناعة اتخاذ القرار بمنظومة الحج، من خلال لوحة ذكاء الأعمال التفاعلية بمؤشرات قياس أداء فعالة.

وذلك من خلال اتباع منهجية علمية تراعي المحاور التالية:

أولاً- الدراسة التحليلية:

1- العمل على تفعيل دراسة تحليلية شاملة لكل محطات المسار الكامل لرحلة الحاج، والوضع الراهن لتصنيف مراحل الحج.

2- تحليل استراتيجية جميع الخطط والعمليات والإجراءات على نطاق التخطيط والتشغيل والإشراف والرقابة والمتابعة وقياس الأداء.

3- الرصد والمراجعة لكل ما تشمله الخطط من أعمال ميدانية منفذة من شركات تقديم الخدمة والجهات ذات العلاقة، ومراجعتها مع المعنيين من الوزارة، ومن خارج الوزارة إذا اقتضى الأمر.

ثانياً- تحديد المعايير التنظيمية للخطة:

ويقصد بها عملية تحديد السياسات والضوابط والمعايير التنظيمية لعمليات الخطة وإجراءاتها، وتحديد أصحاب الصلاحية من كل قطاعات الوزارة (مدير المسار) وتحديد ضابط الاتصال (المستخدم النهائي) لكل مسار، وعمليات نقل المعرفة الخاصة بخطة المعالم الرئيسية والمهام التنفيذية، كخطة شاملة تلبي مستهدفات الوزارة كافة.

وتتمثل في عدة جوانب رئيسية تضمن تنظيم الخدمات المقدمة للحجاج وتنسيقها، وهي:

1. التخطيط وتحديد الأهداف والرؤى المتعلقة بخدمة الحجاج.

2. التنسيق بين الجهات والتعاون بين وزارة الحج والجهات الحكومية الأخرى، وإنشاء لجان مشتركة لمتابعة تنفيذ الخطط.

3. إدارة المخاطر، تحديد المخاطر المحتملة في مدة الحج ووضع خطط للتعامل معها، مع تنفيذ إجراءات الطوارئ، لضمان سلامة الحجاج والعاملين في حالات الأزمات.

4. توفير المعلومات وتقديمها بصورة دقيقة.

5. المراقبة والتقييم بعد انتهاء موسم الحج لتحديد النجاحات والتحديات.

ثالثاً- بناء خطة شاملة وتصميمها:

1- بناء خطة تفصيلية شاملة وتصميمها (خطة المعالم الرئيسية والمهام التنفيذية) للمعالم الرئيسية كافة، التي رصدت، والعمل على استخدام منهجية هيكلية، لتقسيم الأعمال وتصنيف كل معلم رئيسي لمجموعة من المهام التفصيلية، على أن تشمل كل العمليات المستهدفة بالموسم للخدمات كافة.

2- تنظيم كل مستهدفات الوزارة وفق مصفوفة الأهداف والنتائج الرئيسية OKRs)).

3- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) من خلال تطوير مجموعة من المؤشرات لقياس الفاعلية والكفاءة لتنفيذ خطة شاملة لمقاييس مستوى رضا الحجاج، ومعدلات الإنجاز للمهام.

4- دعم التفعيل والتطوير لخطة طوارئ شاملة، من خلال إنشاء خطة للتعامل مع أي ظروف غير متوقعة قد تحدث خلال موسم الحج، تشمل هذه الخطة إجراءات استجابة سريعة للأزمات.

رابعاً- دعم اتخاذ القرار بمنظومة الحج:

إذ تدعم الخطة صناعة اتخاذ القرار، من خلال مصفوفة النتائج والأهداف الرئيسية، وقياس العديد من الأهداف التشغيلية والنموذج التشغيلي، وتوفير معلومات إحصائية تحليلية دقيقة، تهتم بمتابعة الأداء وقياسه، لتطوير نماذج العمل والمخططات التفصيلية للعمليات والإجراءات، ومخطط توافر المعلومات والبيانات على جميع المستويات، وتفعيل إدارة المخاطر، وقياس النتائج والأهداف الرئيسية، ودمج تقنيات التحليل البياني، مما يتيح تحليل كميات كبيرة من البيانات بأسلوب أكثر فاعلية، ويعزز تبادل المعلومات والبيانات بين جميع الأطراف المعنية، ويساعد على تعزيز التنسيق والتعاون بين الفرق المختلفة.

خامساً- تطوير أداء الموظفين وخلق البيئة المناسبة لأداء مهاهم:

وذلك من خلال عمليات نقل المعرفة، والتركيز على التدريب المستمر في عدة مجالات، وتحفيز العاملين على توليد الأفكار وتبني المبادرات الإبداعية على أرض الواقع وتشجيعهم على ذلك، والعمل على المناقشة الدائمة بين المدير والعاملين، وتمكين بناء الصف الثاني والثالث.

  وختاماً... تركز وزارة الحج والعمرة على الابتعاد عن المفاهيم التقليدية، وتسعى لنقل كوادرها إلى الاستدامة المتمركزة حول البيئة وتحسينها، والتركيز على بناء القدرات، وتوجيه النقاش والأفكار إلى منطقة الإبداع والابتكار، وتنمية الذكاء الجماعي والطاقة الإيجابية، وتنويع مستوى المشاركة في ذلك، وبناء منظومة نعتز ونفتخر بها كخادمين لضيوف الرحمن.

 

 

  

المراجع:

1- From Ego to Eco: Leadership for the Fourth Industrial Revolution.

Jon Stokes, Senior Fellow in Management Practice Sue Dopson, Rhodes Trust Professor of Organisational Behaviour.

2- Middle managers: the 'engine room' of the public service must be well-oiled by By Stephen Easton.

3- Minhaj Document Guideline.

4- الخطة الاستراتيجية لوزارة الحج والعمرة